Folha de pagamento: Principais desafios e soluções para o departamento pessoal

Atualizado: Mai 4



Manter em dia os pagamentos dos funcionários é mais do que uma obrigação do departamento pessoal. Trata-se de um fator decisivo para o sucesso de toda e qualquer empresa. Por isso, devemos gerir bem a folha de pagamento.


Colaboradores que não recebem em dia — ou cujos valores estão errados — ficam desmotivados e produzem abaixo do esperado, provocando resultados insatisfatórios.

No entanto, não são todas as organizações que conseguem manter um gerenciamento organizado e eficiente da folha de pagamento. Elas enfrentam desafios que vão desde a dificuldade de acesso às informações até a falta de um panorama sobre as despesas.


Este artigo aborda estes e outros desafios, apresentando as soluções que podem ser adotadas por sua empresa. Acompanhe!


CONTROLE DE PONTO


O cálculo da folha de pagamento depende, basicamente, de um eficiente controle de ponto — onde devem ser encontrados os períodos exatos de entrada e saída do colaborador. Esse documento revela a necessidade de descontos ou acréscimos.


É fundamental que sua companhia adote uma forma legítima e funcional para controlar o ponto e, dessa maneira, evitar erros. O investimento em um ponto eletrônico, sistema mais seguro e confiável, é uma excelente solução.


A leitura pode ser feita por meio de cartão magnético ou biometria, armazenando os dados na memória do equipamento e compartilhando-os com o seu sistema de gestão. Outro método eletrônico é a utilização de um aplicativo no smartphone do funcionário.


CÁLCULO DE HORAS EXTRAS


O departamento pessoal deve ficar muito atento ao cálculo de horas extras, pois a correta execução desse processo depende de determinados fatores. Um deles é a categoria a qual o colaborador pertence.


Cada categoria é regida por uma convenção coletiva diferente. Logo, os parâmetros estabelecidos interferem diretamente no cálculo de horas extras.


Além disso, o cálculo envolve a verificação de necessidades como o pagamento de adicionais por trabalho noturno — das 22h até 5h —, periculosidade, insalubridade ou Descanso Semanal Remunerado (DSR).


ESTRUTURA DE CARGOS E SALÁRIOS


Um bom plano de cargos e salários proporciona a correta estruturação que a empresa necessita, permitindo ao colaborador traçar um caminho real para desenvolver a própria carreira.


Também é importante porque determina e sustenta todas as estruturas de cargos e salários da organização, facilitando o alcance do equilíbrio interno e externo tanto por meio das atribuições, deveres e responsabilidades, quanto pelos níveis salariais.


É dessa maneira que o departamento pessoal tem como contemplar a folha de pagamento de cada indivíduo com as suas respectivas remunerações, gratificações e benefícios proporcionais ao trabalho desenvolvido.


ACOMPANHAMENTO DAS MUDANÇAS


Outro desafio da gestão da folha de pagamento é o constante acompanhamento de mudanças que envolvem a legislação trabalhista e as modificações na estrutura interna da organização.


Cada mudança deve ser acompanhada para que não ocorram erros no cálculo da folha de pagamento — evitando situações que podem gerar processos trabalhistas e multas.


Uma delas é a adoção ao eSocial, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele digitalizou e automatizou a gestão da folha de pagamento.


Desse modo, facilita a rotina de contadores e profissionais do departamento pessoal, pois os dados obrigatórios no holerite, como salário, bônus e hora extra, passam a ser controlados mais facilmente.


VARIAÇÃO DE IMPOSTOS NA FOLHA DE PAGAMENTO

Os encargos tributários incidentes sobre a folha de pagamento podem mudar por causa de alguns fatores, como a troca da faixa salarial do colaborador, os bônus que são pagos ou os benefícios recebidos.


É fundamental que o departamento pessoal acompanhe esses dados para verificar se estão atualizados e sendo pagos da forma correta. Assim, a organização evita ações trabalhistas e fiscais.


O desconto feito para a contribuição previdenciária, por exemplo, ocorre sobre a remuneração do colaborador e obedece a percentuais como:


  • R$ 1.659,38: alíquota de 8%

  • R$ 1.659,39 até R$ 2.765,66: alíquota de 9%

  • R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31: alíquota de 11%


PROBLEMAS DE GESTÃO


A ineficiência na gestão da folha de pagamento também pode estar relacionada com a falta de pessoal para acompanhar o desenvolvimento dessa atividade.


Note que citamos a necessidade de verificar se os processos internos estão muito burocráticos ou se são executados da maneira correta, permitindo a elaboração e execução de estratégias para otimizar essa gestão.


Destacamos ainda a importância de manter os profissionais do departamento pessoal sempre treinados e capacitados para que executem suas funções. Programas de reciclagem e desenvolvimento também devem ser considerados.



FALTA DE PLANEJAMENTO


Todos os processos que envolvem a folha de pagamento devem ser planejados. Por isso, uma das ações deve ser o planejamento orçamentário com a projeção desse documento.

O planejamento é essencial para que as despesas da empresa sejam controladas da forma correta, pois encargos e salários correspondem a mais 80% das despesas de uma organização.


Sendo assim, a folha de pagamento requer um monitoramento constante e, anualmente, um profundo estudo para garantir que todos os funcionários serão remunerados da forma correta.


FALTA DE TECNOLOGIA


A tecnologia da informação na área de Recursos Humanos é uma realidade presente — e relevante — em muitas empresas. Soluções tecnológicas otimizam as tarefas cotidianas e tornam o departamento pessoal mais estratégico e menos operacional.


Sistemas são verdadeiros aliados para a eficiente gestão da folha de pagamento, pois ajudam a registrar as horas trabalhadas com precisão e realizam cálculos complexos sem desconsiderar bônus, comissões e descontos mensais.


Entre em contato coma Eximium e conheça nossas soluções!


fonte: Jornal Contábil

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